RPA (Robotic Process Automation)は、これまで人間のみが対応できると考えられていた作業を、人間に代わって自動で行えるように仕組み化することを指します。単純な作業はルールエンジンで行えますが、高度な作業における自動化の仕組みを構築する場合は、AIや機械学習などの技術を活用して実現します。
この記事では、RPAの代表的な機能や導入のメリットをご紹介します。自社での業務効率化や、定型業務の削減にご興味がある方はもちろん、高度な業務も自動化して生産性を高めたい、と考えている方もぜひ最後までお読みください。
RPAの主な機能やメリット
RPAでは、人間がパソコンで行っている定型的な作業を、人間が実行するのと同じプロセスで自動化できます。事前に人間が行っている処理手順をRPAツールに登録しておけば、人間が操作するものと同じユーザーインターフェースを通して、複数のシステムやアプリケーションを操作し、実行することが可能です。
多くの企業で導入されているMicrosoft 365でも使えるPower AutomateにはRPA機能が備わっており、簡単な操作で自動化が可能です。ほかのRPAソリューションツールであっても、作業を自動化する際の画面操作記録ができ、ドラッグ・アンド・ドロップでプログラミングを行わずとも自動化のプロセスを組むことができます。
国内製品のRPAツールであれば、WinActorが有名です。RPAを導入する際は、既存の業務フローの変更が必ずしも必要なく、既存システムを活用しながら自動化を進めることができるので、大がかりなプロジェクトを必要としないのがメリットです。
参考までに、筆者の業務でもRPAを活用しているので簡単にご紹介します。従来は人力で工数をかけて行っていた市場動向情報の定期調査業務について、自動で対象となる情報を収集し共有する仕組みを作ったことで、調査要員が確保できなくても毎日の情報収集やトレンド把握ができるようになりました。このように、RPAは生産性の向上にも役立ちますが、人員不足の軽減もしくは解消にも役立ちます。
RPAの導入が進んでいる理由
RPAはDigital Labor（仮想知的労働者）とも言われており、RPAを導入することはDXの推進にも寄与すると考えられています。グローバルはもちろん、日本国内でもRPAの導入が進んでいる理由としては、主に以下の3点が挙げられます。
理由1. 国内の労働力不足
日本は世界の中でも特に少子高齢化が進んでおり、それに伴って労働力の減少も予想されています。人口動態は大きく変動することがないので、この流れは既定路線になっています。
労働力が不足する中で、長時間労働の是正や業務効率化も同時に実現しようとした場合、優秀な人材の適材適所での活用を行うとともに、定型業務はなるべく自動化して労力を減らしたいと考える経営者や現場責任者・担当者は多いことでしょう。
RPAは人間とは異なり体調を崩すこともなく、24時間365日稼働できるのもメリットです。
理由2．RPAソリューション自体の利便性の向上
近年では、RPAを導入するときに使うツールが、専門知識がない人にとっても使いやすくなっています。画面を見ながらドラッグ・アンド・ドロップで簡単に業務プロセス設定ができるなど、画面上で操作が完結できるものが増えてきました。
誰にでも操作が簡単であることは、RPA導入時の現場の心理的な抵抗を軽減してくれるので、導入のハードルを低くできます。さらに、導入時の初期費用を抑えられるビジネスモデルや、ソリューションの進化によりRPAを適用できる業務領域が拡大してきました。これらにより、RPA導入が従来よりも身近になってきたと考えられます。
理由3．他社事例の増加
RPAは大掛かりなシステム導入プロジェクトとは異なって、導入までの期間が短く、導入後の効果も定量的に示しやすいことから、ツールベンダーなどから公表される他社事例が豊富に存在します。RPA導入事例が増加したことで、他社事例を自社のRPA導入推進に活用できるようになったのは、大きな理由のひとつと言えます。
金融業界など、比較的保守的な業界であっても、前例があることはRPA導入における検討材料になります。他社事例を参考にしながら、まず特定の部署だけでもRPA導入を試験的に行い、徐々に全社的な導入に踏み切る、といった段階的な導入も検討しやすいでしょう。
RPAの導入は、有料ツールを採用する場合は初期費用がかかりますが、一度自動化してしまえば人材教育コストや採用コストがかからず、長期的にはコスト削減に有効です。一部分の業務だけでも自動化することで、人間の作業ボリュームや確認ステップの削減などが可能です。
一方で、業務の内容が変更されるたびに設定も変更する必要があるので、頻繁に進め方が変わるような業務や、クリエイティブな非定型業務を自動化するために活用するのには適していません。
まずはどの業務が自動化に適しているか、一通り洗い出すことが業務効率化への第一歩です。
RPA導入を成功させるためのポイント
ここではRPAの導入を成功させるためのポイントをご紹介します。
ポイント1．自社組織のニーズに合ったRPAツールを
選ぶ
RPAといっても種類はさまざまで、自社の社員にとって使いやすいかどうかは一概に言えません。例えば下記の点は、社内でどの程度求めるか、認識合わせしておくことが必要です。
（認識を合わせておくべき点）
プログラミングを含めた高度な専門知識が必要かどうか
カスタマーサポートは充実しているか
ユーザーインターフェースは使いやすいか
RPAツールにも国内ベンダーと海外ベンダーの製品がありますので、両方見てみるほうがおすすめです。
ポイント2．自動化したい業務の優先順位や範囲を
決める
RPAを導入する際は、自動化したい業務を一度すべて洗い出してから、優先順位をつけることをおすすめします。優先順位が高い業務から徐々にRPAでの自動化を行い、導入による費用対効果を見極めながら他の業務も対象に含めていく方がリスクヘッジになります。一斉にさまざまな業務を自動化すると、組織内に混乱が生じやすくなります。
特に、初めてRPAを導入する際はトラブルが起こりやすいため注意する必要があります。多くのRPAツールは無料トライアル期間を設けているので、実際に利用し費用対効果をシミュレーションしてみることも有効です。
ポイント3．導入前の部門間連携や導入後の維持管理の体制を用意する
RPAでは、業務プロセスを主にユーザーインターフェースを経由して自動化する性質を持つので、導入時に現場の部署や担当者が主体的に関わることが期待されます。現場部署はRPAを導入することで本来大きなメリットを感じるはずですが、肝心の現場が協力してくれなければ、RPAで設定すべき業務プロセスの洗い出しや順序の確認、成果の評価を行うことができません。
加えて、従来型のシステム開発を担ってきたシステム部門の関与も引き続き必要です。というのも、一見すると機能が非常に似ているRPAツールであっても、アプリケーションの操作性や自動化したロボットの管理機能などに差があるため、長期的にみて導入効果を最大化させるには、RPAツールを選ぶときに今後の適用可能性も含めた技術面での検証が重要です。こうした検証を行うためには、システム部門のノウハウが不可欠です。
RPAは、すでにある業務プロセスの自動化を行うために使われるので、業務フローを変更することでより業務を最適化しよう、というよりは、現行業務の延長で考えられることが多いモノです。いわば一時的なソリューションであるため、長期的には自社のシステム変更やシステム基盤変更の影響を受けます。RPA化されたプロセスが社内で把握されないまま乱立すれば、システム変更時に一斉に影響を受ける可能性が出てきます。
また、何をやっているかわからないRPAがブラックボックス化して残ると、システム刷新を行うときの現状把握が難しくなり、要件定義時に課題が発生します。RPA導入後は、現場部署だけでなくシステム部門も連携・関与しながら、社内のRPA導入プロセスを把握し、影響のモニタリングを行うRPAの管理体制を構築することが重要です。
RPAの導入対象業務例
RPAの対象業務となるためには、ルーティン業務であることと、データ化されている業務であることが必要です。最後に、これらを踏まえてRPAの導入対象となる業務の例をご紹介します。
経理部門の場合
経理部門では定型的な処理や作業が比較的多いので、RPAで自動化できる業務があります。
・売掛・入金業務（売掛金処理、消込処理、会計ソフトへの入力作業など）
・買掛・支払業務（買掛金処理、支払処理、会計ソフトへの入力作業など）
・資産管理業務（償却処理、棚卸状況の自動チェックなど）
・交通費確認業務（経費精算のデータ突合、仕訳入力、支払先チェックなど）
会計処理諸々はクライアントなどの取引先に対する影響も発生するため、人的ミスを防止するという観点でもRPAの導入は適しています。
営業部門の場合
日々の営業活動には、付随する事務作業が多いため、本来の営業活動に集中できず生産性が落ちるケースがあります。例えば、以下のような業務にはRPA導入が適しています。
・販売状況調査業務（日々の販売数量等の算出、結果のメール送信など）
・見積作成業務（見積書の自動作成、関係者へのメール送信など）
・受注管理業務（受注情報の取り込み、在庫や納期の確認など）
RPAの機能や導入メリット、導入対象業務例などをご紹介しましたが、いかがでしたか。定型業務を自動化し、業務効率化や生産性向上を実現することで、より本来力を注ぎたい業務に集中することができます。この記事がRPA導入を検討されている方の参考になれば幸いです。
株式会社ジェラルドでは、RPA導入に関するご支援を行っています。RPAの導入をご検討されている方は、ぜひ一度お問い合わせください。
＜執筆者プロフィール＞
執筆者：MMC Lab.茂木美早穂
総合系コンサルティングファームにて、システム導入プロジェクトPMO支援、官公庁・民間向け受託調査案件等に従事。現在はフリーのリサーチャー・ライターとしてさまざまな案件を担当しながら、上場企業のBtoBマーケターも担う。職業作曲家・アーティストとしての顔も持つ。
市場リサーチや記事執筆等のお問い合わせはこちらから。